工程缺失追蹤系統
前言
最近完成了一套缺失追蹤管理系統，主要是為了解決工程驗收階段的缺失管理問題，想跟大家分享一下開發過程和使用心得。
痛點
做工程的朋友應該都遇過這些問題：
- Excel 表格管理缺失，多人編輯版本會亂掉，不知道哪個是最新的
- LINE 群組溝通位置，「3F 走廊靠近電梯」講半天廠商還是找不到
- 照片散落各處，手機相簿、LINE 訊息、電腦資料夾，要找對比照片很麻煩
- 進度追蹤困難，每天要打一堆電話問廠商處理到哪裡
- 驗收沒有依據，修繕前後照片對不起來，驗收時容易有爭議
如果沒有好好管理這些缺失，到了業主驗收或督導檢查的時候會很可怕的...
解決方案
開發一套專門針對工程缺失管理的系統，主要解決幾個核心問題：
- 廠商協作要簡單 - 不用註冊帳號，傳連結就能用
- 位置標示要清楚 - 直接在平面圖上點選標記
- 流程追蹤要完整 - 從建立到驗收每個步驟都有記錄
- 數據分析要實用 - 廠商績效、缺失類型統計一目了然
系統核心功能
1. 唯一碼機制
每個缺失建立後系統會自動產生一組唯一識別碼，廠商不用註冊帳號，直接點連結就能看到缺失詳情和回報修繕狀況。
操作流程：
- 在系統建立缺失
- 複製系統產生的連結
- 傳給廠商（LINE、Email 都可以）
- 廠商點開連結就能看到缺失詳情並回報
這樣廠商不用記一堆帳號密碼，我們也不用花時間教他們怎麼操作系統。
2. 圖面標記功能
上傳平面圖後可以直接在圖面上點選標記缺失位置，廠商打開連結就能看到精確的位置標示。
好處：
- 不用再口頭描述位置
- 廠商不會找錯地方
- 一張圖面可以看到所有缺失分布
以前要跟廠商解釋「3F 走廊靠近電梯」在哪裡，現在直接看圖面標記就知道了。
3. 狀態追蹤機制
系統會自動追蹤每個缺失的處理狀態：
1 | 建立缺失 → 改善中 → 待確認 → 已完成 |
廠商提交修繕報告後，系統會自動通知管理者進行驗收，不用再逐一打電話詢問進度。
操作流程
實際使用起來很簡單：
基本資料建立
- 建立工程名稱
- 建立平面圖
- 建立夥伴
- 建立廠商名稱
- 建立缺失分類
管理者建立缺失
- 填寫缺失資訊（描述、分類、指派廠商）
- 在平面圖上點擊標記位置
- 上傳現場照片
- 複製連結傳給廠商
廠商回報修繕
- 點擊連結查看缺失詳情
- 前往現場處理
- 完成後填寫修繕說明、上傳照片
- 點擊「確認修繕」
管理者驗收
- 收到「待確認」通知
- 查看修繕前後照片對比
- 決定「確認結果」或「退回重辦」
整個流程下來，系統操作時間大概 6 分鐘就搞定了。
其他功能
篩選搜尋
- 可以依狀態、分類、廠商篩選缺失
- 關鍵字搜尋功能
- 緊急程度自動標示（逾期會變紅色）
數據統計
- 缺失處理進度統計
- 廠商績效分析
- 缺失類型分布圖表
使用心得
導入建議
- 一次建檔完整 - 建議一開始就把所有缺失建檔完成，雖然要花一些時間，但建完之後就輕鬆了
- 圖面要清晰 - 上傳高解析度的平面圖，標記才會精確
- 廠商要溝通 - 第一次使用時，簡單跟廠商說明如何操作
- 持續使用 - 不要中途放棄回到舊方法，堅持使用才能看到效益
快速參考
常用操作
| 功能 | 操作路徑 |
|---|---|
| 建立專案 | 工程列表 → 新增工程 |
| 上傳圖面 | 工程詳情 → 圖面管理 → 新增圖面 |
| 建立缺失 | 缺失 → 缺失表單 → 填寫資訊 → 建立 |
| 通知廠商 | 缺失列表 → 選擇缺失 → 複製連結 → 傳給廠商 |
| 驗收修繕 | 缺失列表 → 篩選「待確認」→ 點擊確認 |
| 查看統計 | 統計 → 儀表板 |
狀態說明
| 狀態 | 說明 |
|---|---|
| ⚪ 等待中 | 缺失已建立，尚未開始處理 |
| 🟡 改善中 | 已通知廠商，廠商處理中 |
| 🟣 待確認 | 廠商已提交修繕，等待驗收 |
| 🟢 已完成 | 驗收通過，缺失已解決 |
| 🔴 已取消 | 缺失已取消 |
結語
⭐ 有需要請LINE(ID:@903qzhwa)聯繫或電子郵件([email protected])聯繫
感謝 HUNTERCHIEN 主任協助提供諸多寶貴意見!